Budući da se internetski napadi sve više povećavaju, svi moramo biti sve oprezniji u zaštiti svojih podataka. Ako vodite poreznu tvrtku, odgovornost za zaštitu podataka o poreznim obveznicima klijenata također je od iznimne važnosti. Tijekom porezne sezone rizici su još veći, jer tvrtke i porezne tvrtke dijele informacije dok rade na vremenu prijave poreza.
To je prirodno od velikog interesa za internetske kriminalce koji bi voljeli dobiti pristup podacima vaših poreznih tvrtki i podacima o klijentima. Ako se uspiju uvući u ove podatke poreznih obveznika, mogu ih koristiti za podnošenje lažnih poreznih prijava, kao i da bi vaša porezna tvrtka i baza podataka klijenata ozbiljno utjecali na kupnju.
Stoga je ključno osigurati da i pojedinci i porezne tvrtke uspostave mjere koje pomažu u smanjenju prijetnje od strane cyber kriminalaca. Za pojedince je izvrsna ideja paket zaštite od krađe identiteta.
Za porezna poduzeća mogu se poduzeti neki koraci, od kojih su mnogi relativno jednostavni i ne uključuju ništa više od liberalnih količina zdravog razuma. Međutim, za snažniji skup preventivnih mjera poželite potražiti pomoć cjelovitijeg rješenja, opcije koje ćemo istražiti u nastavku.
- Pogledajte najbolju zaštitu od krađe identiteta
- Najbolji porezni softver danas
- Pogledajte najbolji računovodstveni softver
Prijetnje hakiranjem
Svatko može biti žrtva cyber kriminala, a to ne uključuje samo ljude koji kod kuće e-podnose porezne prijave na svojim prijenosnim računalima, računalima ili pametnim telefonima. Vijesti redovito objavljuju naslove o narušavanjima sigurnosti u velikim tvrtkama, što često rezultira rizikom od podataka o kupcima. To bi mogla biti samo adresa e-pošte koja se izgubi, iako ozbiljnija kršenja mogu uključivati stvari poput podataka o adresi, brojeva kreditnih kartica i, što je još gore, brojeva socijalnog osiguranja koji su ugroženi.
Ako vodite poreznu tvrtku, odgovornost je prema tome značajna, što znači da morate osigurati da imate sve potrebne mjere za zaštitu podataka klijenta. Porezna uprava pruža korisnu dokumentaciju koja vam može pomoći u iscrtavanju ključnih odgovornosti i zaštitnih mjera koje moraju biti na snazi kako bi se pomoglo u suzbijanju ovog problema. Pod nazivom Zaštita podataka poreznih obveznika priručnik je koji opisuje mjere koje vaša porezna tvrtka treba poduzeti.
Ako se vaša tvrtka bavi puno posla putem e-prijave kada je riječ o prijavama poreza na dohodak, ovo je dobro čitanje. Izrada akcijskog plana i najboljih preventivnih mjera koje će poduzeti zasigurno će pomoći vašoj poreznoj tvrtki da učinkovitije osigura podatke o klijentima.
Sigurnosni softver
Bez obzira na to koliko dobar sigurnosni softver dolazi, cyber kriminalci izgledaju u stanju ostati korak ispred igre. Međutim, ako vodite poreznu tvrtku, ignoriranje prijetnje i uopće ne zamaranje sigurnosnim softverom stvarno nije dobra ideja. Ako investirate u antivirusni softver i softver vatrozida, zasigurno ćete biti na boljem mjestu nego da uopće nemate ništa.
Sigurnosni paketi temeljeni na pretplatama također se neprestano ažuriraju, što znači da će se sve nove prijetnje zaustaviti prije nego što cyber kriminalci dobiju pristup podacima vašeg klijenta. Imati što više prepreka za zaustavljanje internetskih kriminalaca i sprječavanje krađe identiteta da se domognu podataka o klijentima, što može uključivati njihov najvažniji broj socijalnog osiguranja, od ključne je važnosti, pa je pametno odabrati najboljeg od dostupnih.
Iako se mnogi paketi sigurnosnog softvera i vatrozida dinamički ažuriraju, vrijedi pratiti što radi vaša pretplata. Također osigurajte da zaustavite bilo što da vam propadne, poput isteka pretplatničkog računa. Dok pregledavate postavke sigurnosnog softvera, mudar je potez i baciti pogled na poboljšanje softvera za šifriranje pogona, ako to već nemate, kako biste pokrili druge osnove u mrežnim aranžmanima svoje porezne tvrtke.
Zaštita podataka
Ako vodite poreznu tvrtku, velika je vjerojatnost da ćete u tvrtki morati imati veliku količinu pohranjenih podataka. Kao što se često također izvještava, slučajevi pohranjenih podataka koji su ugroženi prilično su uobičajeni, a mnogi sustavi hakiraju vanjski izvori. To znači da biste trebali poduzeti korake kako biste osigurali da su svi vaši podaci o klijentima, kao i interni podaci porezne tvrtke, šifrirani.
Tvrtke se sve više koriste mnogim različitim opcijama koje pružaju vanjski poslužitelji i sigurnosni sustavi temeljeni na oblaku. Mnogi od njih imaju puno bolje sigurnosne mjere nego što se možda nadaju da će imati samostalne tvrtke. Vrijedno je provjeriti svoje mogućnosti kada je u pitanju nešto poput jednog od najboljih sigurnosnih sustava zasnovanih na oblaku, jer su oni često iznenađujuće povoljni.
Ako prelazite na postavljanje zasnovano na oblaku, budite sigurni da ste razumni kada je riječ o uklanjanju starih pogona s rada. Sav hardver koji je korišten u vašoj poreznoj tvrtki morat će se obrisati; osigurajte da su svi podaci na pogonima prethodno sigurnosno kopirani. Iako zastarjeli komad hardvera poput starog diska možda nikome ne djeluje previše zanimljivo, internetski kriminalci mogli bi ga smatrati izuzetno korisnim. Stoga budite sigurni da trošite vrijeme čineći ove stare jedinice nečitkima.
Pratite kretanje
Bez obzira koliko velika ili mala bila vaša porezna tvrtka, postoji stalna potreba za praćenjem aktivnosti na vašim računima klijenata. Od vitalnog je značaja praćenje svega što možda ne izgleda ili se čini ispravnim. Jedno od najkorisnijih pomagala za to je upotreba elektroničkog identifikacijskog broja ili EFIN-a, koji IRS izdaje pojedincima i tvrtkama koje su od strane interne službe prihoda prihvatile kao ovlaštene pružatelje e-datoteka.
Morat ćete pomno zaštititi iznos poreznih prijava koje se podnose u vašoj tvrtki, što se može učiniti uz pomoć EFIN-a. To bi trebalo omogućiti puno lakše praćenje i omogućiti vam uočavanje bilo koje lažne aktivnosti povratka, jer ona mora biti uključena u sav elektronički materijal za povratak koji se isporučuje Poreznoj upravi.
Međutim, iako je sustav koji ima Porezna uprava dobar, možete pomoći tomu ostajući marljivi i osiguravajući da vaša porezna tvrtka čini sve što je u njenoj moći da zaštiti podatke o klijentima. U potrazi za kontrolnim znakovima prijevarne aktivnosti i prijetnjama od strane cyber kriminalaca, kao što su odbijeni povratci, obavijesti koje se odnose na povrat klijenta koji još nisu podneseni ili druge nepravilnosti koje bi mogle i trebale zazvoniti.
Prijavljivanje prijevare
Ako naiđete na bilo što neugodno ili otkrijete nešto što je očito prijevare, sljedeći je korak poduzeti akciju što je brže moguće. Za povrede poreza, poželite odmah stupiti u kontakt s Poreznom upravom, tako što ćete ih upoznati s detaljima. Ako upotrebljavate usluge drugih tvrtki da biste zaštitili podatke o svojim klijentima, tada ćete ih također htjeti obavijestiti.
Međutim, dok se sve ovo događa, također je važno imati na umu kako zaštititi svoje osjetljive podatke o klijentu, zato pazite da ništa ne dijelite ni s kim osim s Poreznom upravom. Čak i ako koristite pomoć vanjskih IT i sigurnosnih stručnjaka, još uvijek je pametno održati krug ljudi uključenih u bilo koju istragu što je moguće manjim što je realno moguće.
- Pogledajte naš pregled najbolje zaštite od krađe identiteta