eFileCabinet je jednostavno jedna od najboljih softverskih platformi za upravljanje dokumentima u svijetu. eFileCabinet nudi detaljnu kontrolu nad sigurnošću, dijeljenjem datoteka, verzijama i još mnogo toga. Značajke AI pomažu vam u automatskoj kategorizaciji datoteka, a optičko prepoznavanje znakova omogućuje pretraživanje svih podataka unutar skeniranih datoteka. Jedini nedostatak eFileCabinet-a je taj što može biti skup, pogotovo ako imate puno korisnika ili vam trebaju dodaci za integraciju.
U našem pregledu eFileCabinet pomoći ćemo vam da odlučite je li ova platforma za upravljanje dokumentima prikladna za vaše poslovanje.
- Najbolji softver za upravljanje dokumentima
Planovi i cijene
eFileCabinet nudi tri mogućnosti određivanja cijena. Plan Advantage košta 55 USD po korisniku mjesečno ako se naplati godišnje i uključuje 1 TB prostora za pohranu, zajedno sa svim bitnim značajkama eFileCabinet-a. Međutim, ograničeni ste u tome koje dodatke možete kupiti, tako da eFileCabinet nije baš proširiv s Advantage planom.
Poslovni plan košta 99 USD po korisniku mjesečno ako se godišnje naplati i uključuje 5 TB prostora za pohranu za vaše poslovanje. Ovaj plan uključuje uporedne preglede dokumenata i integracije s Microsoftom OneDrive i Google pogonom. Omogućuje vam i kupnju dodataka za integraciju Salesforcea, jedinstvenu prijavu, automatizirane tijekove rada i integraciju e-pošte.
Neograničeni paket košta 199 USD po korisniku mjesečno i naplaćuje se godišnje. Ovaj plan uključuje sve dodatke eFileCabinet plus neograničenu pohranu dokumenata.
Značajke
eFileCabinet je prepun značajki koje pomažu zaposlenicima da dijele datoteke, upravljaju dokumentima i pojednostavljuju tijekove rada.
Jedna od najboljih stvari o eFileCabinetu je kako jednostavno olakšava dijeljenje datoteka. Pomoću ovog softvera možete odmah dijeliti datoteke s bilo kime, unutar ili izvan svoje organizacije. Ne postoji ograničenje broja gostiju koji mogu raditi na dokumentima na vašem računu, bez obzira na vaš plan. Osim toga, imate kontrolu nad dozvolama za uređivanje i možete se odlučiti za primanje obavijesti o preuzimanju dijeljene datoteke.
EFileCabinet također omogućuje da zatražite datoteke od drugih korisnika ili gostiju. Prilikom podnošenja zahtjeva za datotekom možete stvoriti više polja dokumenta i odlučiti jesu li potrebna ili neobvezna. Također možete unaprijed odrediti mjesto prijenosa datoteka tako da se automatski prenose u mapu u kojoj pripadaju.
Jedan od načina na koji eFileCabinet pomaže u održavanju vašeg poslovanja jest predlošci mapa. Predlošcima mapa možete stvoriti standardizirane direktorije s unaprijed imenovanim mapama. Na primjer, mogli biste izraditi predložak u kojem nadređena mapa sadrži 12 poddirektorijuma, svaki s imenom pojedinog mjeseca.
Prednost ovog sustava je što svaka datoteka koju stvorite ili primite ima dom. Osim toga, lako je standardizirati strukture mapa za sve svoje zaposlenike u cijelom poslu. To olakšava dijeljenje i lociranje datoteka i uklanja potencijalnu zbrku koja dolazi od svakog zaposlenika koji stvara vlastiti sustav arhiviranja.
Poslovni i neograničeni korisnici imaju pristup automatiziranim tijekovima rada s dokumentima, što je moćan način za usmjeravanje vašeg poslovanja. Jedna od aplikacija koju eFileCabinet ističe je automatsko imenovanje i arhiviranje dolaznih dokumenata na temelju prisutnosti određenih ključnih riječi u samom dokumentu. Također možete koristiti tijekove rada da podijelite polja obrasca u potkategorije koje se mogu pretraživati, što čini vaše pretraživanje dokumenata još snažnijim.
Sučelje i u uporabi
Web platforma eFileCabinet je općenito vrlo jednostavna za navigaciju, s dizajnom s tri ploče koji vam omogućuje pregled cijelog direktorija mapa, datoteka unutar odabrane mape i pregleda pojedine datoteke. Tu je i traka za brzo pretraživanje dokumenata i ploča s favoritima za jednostavan pristup vašim najčešće korištenim mapama.
Međutim, vrijedno je napomenuti da unutar eFileCabinet ne možete uređivati dokumente. To je pomalo razočaravajuće, pogotovo kada samo trebate unijeti jednostavne promjene u Wordov dokument ili obrazac. Međutim, možete spremiti neograničene verzije datoteka, što je lijepo za rad na projektima s puno revizija.
eFileCabinet nudi i mobilne aplikacije za iOS i Android. Jedna značajna stvar kod mobilnih aplikacija je ta što vam omogućuju fotografiranje bilo kojeg papirnatog dokumenta i njihovo trenutno učitavanje u oblak eFileCabinet.
Podrška
eFileCabinet nudi podršku putem telefona, e-pošte i chata uživo od 7 do 18 sati po planinskom vremenu, od ponedjeljka do petka. Telefonsku podršku koja radi neprekidno i neprekidno možete kupiti kao neobavezni dodatak (samo po cijeni). eFileCabinet također ima internetsku bazu znanja koja uključuje vrlo detaljne korisničke upute za većinu ključnih značajki softvera.
Sigurnost
eFileCabinet hostira vaše dokumente u oblaku i ozbiljno shvaća sigurnost. Sve su datoteke kriptirane u mirovanju, a vaša veza s oblakom šifrirana je SSL-om. Dvofaktorska autentifikacija tijekom prijave također je standardna značajka.
Uz to, administratori imaju značajnu kontrolu nad softverom. Možete postaviti zahtjeve za složenošću lozinke, uključiti se na popis dopuštenih IP adresa ili ograničiti vrijeme prijave. Administratori također imaju pristup cjelovitim zapisnicima aktivnosti za sve korisnike.
Jedina sigurnosna značajka koju smo propustili bila je mogućnost postavljanja ograničenja preuzimanja zajedničkih datoteka. eFileCabinet nudi i brze pristupne URL veze do dokumenata koji, iako prikladni, nisu baš sigurni.
Natjecanje
EFileCabinet se može puno toga voljeti. Ali ako nema značajke ili integracije koje su vam potrebne za vaše poslovanje, razmislite o Dokmeeu ili DocuWareu. Dokmee je dizajniran za poduzeća, a automatizacija tijeka rada je standardna. DocuWare nudi dodatne mobilne alate i značajke usklađenosti, zajedno s ogromnih 500 mogućnosti integracije. Obje platforme nude cijene samo prema cijenama, ali očekuju da će za srednje tvrtke biti skuplje od eFileCabinet-a.
Konačna presuda
eFileCabinet je moćan softver za upravljanje dokumentima s puno dobrih značajki za male i srednje tvrtke. Platforma olakšava standardizaciju organizacije datoteka u cijelom poslu i automatsku organizaciju datoteka pomoću tijekova rada temeljenih na AI. Također ima snažnu podršku za dijeljenje datoteka i upravljanje. Iako je eFileCabinet skup, stupanj u kojem može usmjeriti vaše poslovanje može biti vrijedan troškova.
- Naš vodič za najbolji softver za upravljanje dokumentima