Najbolji softver za uređivanje i upravljanje dokumentima može pojednostaviti i olakšati upravljanje dokumentima u timskom okruženju.
Najbolje aplikacije za uređivanje dokumenata1. Microsoft 365
2. Evernote
3. WPS ured
4. PandaDoc
5. Adobe Document Cloud
Softver za uređivanje i upravljanje dokumentima sve je češći kako tvrtke nastavljaju promovirati rad od kuće. To znači da zaposlenici mogu raditi na daljinu, a da i dalje mogu surađivati i spremati iste dokumente na kojima rade.
Iako su dostupni brojni uredski paketi i opcije za pohranu dokumenata, ne rade svi dobro kada je u pitanju suradnja. Nije jednostavno slučaj da zaposlenici moraju biti u mogućnosti dijeliti datoteke jednako kao i raditi na istim datotekama u stvarnom vremenu, poput proračunskih tablica i dokumenata.
To znači da najbolji softver za uređivanje i upravljanje dokumentima mora to moći objasniti, a da pritom održava odgovarajući sustav arhiviranja i arhiviranja, a da takve datoteke po potrebi ostane dostupne za timsko uređivanje. To će često uključivati usluge pohrane dokumenata u oblaku koje su ugrađene u softver ili barem dostupne kao opcija.
Stoga ćemo u nastavku predstaviti najbolji softver za uređivanje i upravljanje dokumentima, koji ne samo da timovima olakšava rad, već osigurava sigurno i sigurno čuvanje dokumenata.
- Izdvojili smo najbolju pohranu u oblaku.
1. Microsoft 365
Izvorni i najbolji uredski produktivni paket
Razlozi za kupnju
+ Tržišni lider + Osnovni uredski alati + CloudMicrosoft Office vjerojatno je platforma na koju većina ljudi prvo pomisli kada je riječ o uredskim paketima za produktivnost, a Microsoft 365 (prethodno nazvan Office 365) najnovija je inkarnacija.
Ono što je osiguralo da je Office postao tržišni lider je sveobuhvatan način na koji podaci mogu biti pokriveni različitim aplikacijama i premještani između njih, čineći rad učinkovitijim i bez muke. Budući da Word, Excel, PowerPoint i Outlook čine temeljne programe, oni pokrivaju sve, od dokumenata, proračunskih tablica, prezentacija i e-pošte - u stvari pokrivajući najvažnije uredske potrebe. Uz to, OneDrive nudi internetsko spremanje i sigurnosne kopije kako bi vaše datoteke bile sigurne.
Iako postoje alternative za Microsoft 365, većina suparnika pokušava se sustići s Microsoftom, umjesto da nudi inovativne nove značajke, a Microsoft 365 i dalje ostaje uredski paket s najopsežnijim rasponom značajki. Pa čak i ako koristite neku od ovih alternativa, velika je vjerojatnost da ćete raditi s formatima dokumenata stvorenim posebno za MS Office i obrađivati podatke kupaca i dobavljača koji koriste platformu MS Office.
Iako Microsoft 365 ima svoje kritičare, dno je da nitko ne radi na produktivnosti ureda bolje od Microsofta, a ključne aplikacije u Officeu tek trebaju biti poboljšane.
2. Evernote
Kralj bilježenja
Razlozi za kupnju
+ Obrađuje rukom napisane bilješke + Jednostavna suradnja + Dobar raspon integracija aplikacijaSmanjujući malo platno, Evernote se, kako mu samo ime govori, specijalizirao za bilježenje, arhiviranje i dijeljenje, a već je niz godina široko prihvaćen na radnom mjestu (i od strane pojedinaca).
Unatoč digitalnom sastavu, može obrađivati rukom napisane bilješke, kao i račune i audio datoteke, a sve čini dostupnim i na stolnim i na mobilnim uređajima. Također ima faktor suradnje, s korisnicima koji mogu raditi na zajedničkim bilježnicama koje se odmah ažuriraju nakon uređivanja.
Evernote je dostupan za tvrtke s osnovnim, plus i premium modelima. Ovim se proširuje pohrana besplatne ponude i olakšava dijeljenje sadržaja, digitalizacija važnih dokumenata, snimanje moždanih oluja usredotočenih na sliku i praćenje financija.
Možda mislite da bi Evernote dobro funkcionirao uz vaše trenutne alate za obradu teksta i produktivnost, a ne umjesto njih. Takav je zahtjev primijećen - namijenjen igri riječi - i usluga se može u potpunosti integrirati s Google Driveom, Outlookom, Slackom, Salesforceom i drugima.
3. WPS ured
Moćan besplatni mobilni uredski paket
Razlozi za kupnju
+ Moćan raspon značajki + Podržava širok raspon vrsta datoteka + PDF manager + Besplatno za upotrebuWPS Office sve je u jednom uredskom paketu za produktivnost s čitavim nizom značajki za uređivanje i upravljanje dokumentima.
Iako je dostupan za preuzimanje na Windows računala, osobit je uspjeh našao kao mobilni uredski paket za iOS i Android.
Iako PC verzija ima osnovnu besplatnu verziju i napredniju verziju koja se plaća, mobilna verzija WPS Office-a je besplatna i podržana je nenametljivim oglasima, iako možete platiti pretplatu da biste ih uklonili.
WPS Office dolazi na svoje ogroman broj vrsta različitih datoteka koje se mogu uređivati ili upravljati njima, od širokog raspona vrsta dokumenata do dodatnih formata datoteka kao što su PDF i XML, kao i niz vrsta programskih datoteka.
Jednostavno je pretvoriti uredske datoteke između vrsta, bilo da se odnose na dokumente, proračunske tablice ili prezentacije, a tu je i potpuno funkcionalni PDF uređivač i upravitelj koji su besplatno uključeni.
Datoteke se mogu automatski spremiti u oblak putem različitih usluga, ne samo Google Drive, DropBox i OneDrive.
- Pročitajte cjelovitu recenziju WPS Officea.
4. PandaDoc
Upravljanje dokumentima za poboljšanje vašeg dna
Razlozi za kupnju
+ Posebne značajke za poslovanje i prodaju + Jednostavno upravljanje, organiziranje i ponovna upotreba imovineRazlozi koje treba izbjegavati
-Nema mogućnosti suradnje uživo na dokumentimaVoditelj dokumenata usmjeren na prodaju PandaDoc sebe opisuje kao 'budućnost dokumenata' i izvještava o statistikama koje očito pokazuju razliku koju donosi u dnu vašeg poslovanja. Prema usluzi, klijenti prijavljuju 50% manje papira, 30% veće stope zatvaranja i 15% veću vrijednost po zatvorenoj stopi zahvaljujući PandaDoc-u.
Vaš prodajni tim slini, ali što točno program radi? Pa, značajke uključuju uređivač dokumenata koji dolazi s tematskim predlošcima za dosljedno označavanje robnih marki, knjižnicama sadržaja i slika za pohranu višekratne imovine, kalkulatora troškova i marži, analitiku dokumenata koja pokazuje koliko ljudi troše na pojedinu stavku, konfiguraciju, cijenu i cenu (CPQ ) alat i još mnogo toga.
Iako su radni prostori dostupni za suradnju, više korisnika istovremeno ne može pristupiti dokumentu i raditi na njemu, što osjeća nedostatak. Ipak, PandaDoc će se usredotočiti na posao privući će one koji žele posebno upravljati prodajom i financijama putem svog upravitelja dokumenata, što neke druge usluge koje smo pokrili ne nude.
5. Adobe Document Cloud
Za sveobuhvatno upravljanje PDF-om
Razlozi za kupnju
+ Uređivanje i upravljanje PDF-ovima + opcija oblikovanja + Spajanje datotekaRazlozi koje treba izbjegavati
-Ograničeno na PDF datotekeAdobe Document Cloud radi s vlasničkom PDF datotekom, a ne s nizom uobičajenih vrsta datoteka, kao što to čini neki od gore navedenih softvera. Međutim, u poslovanju su PDF datoteke sveprisutne, pa ima smisla imati namjenski softverski paket koji ne može samo raditi s njima, već omogućuje i najširi raspon značajki za uređivanje.
Iako će mnogi ljudi biti upoznati s PDF datotekom samo za čitanje, Adobe Document Cloud omogućuje cijeli niz izrade i uređivanja, čak i sa postojećim PDF datotekama. Postoje i dodatne značajke poput mogućnosti spajanja PDF-ova, zaštite lozinkom, kao i oblikovanje PDF fokusa za vraćanje ugovora.
To čini Adobe Document Cloud nevjerojatno svestranim i korisnim kao platforma za uređivanje i upravljanje dokumentima, omogućavajući potpunu kontrolu nad datotekama na načine koje uobičajeni formati dokumenata ili ne podržavaju.
Uz to, jer toliko mnogo tvrtki skenira dokumente u PDF format za svoje digitalne arhive, ovo čini Adobe Document Cloud još bitnijim dijelom vašeg uredskog softvera, čak i ako druge programe koristite za različite zadatke.
A budući da drugi uredski softver dokumente može obično izvesti u PDF format, to Adobe Document Cloud može učiniti glavnim kontrolerom za uređivanje i pohranu svih vaših dokumenata.
- Pročitajte našu cjelovitu recenziju Adobe Document Clouda.
Također razmotrite ove uređivače dokumenata
Preopterećenost dokumentima u vašem poslu? eFileCabinet je tu da pomogne, hvatanjem, spremanjem, upravljanjem i dijeljenjem datoteka. Dolazi i kao mobilna aplikacija koja omogućava korisnicima da kliknu i prenose slike dokumenata, a zatim ih mogu obraditi i podnijeti.
Microsoft se želi pobrinuti za vaše crtaće i kraće tekstove, kao i za vaše duže dokumente, s Jedna nota preuzimajući Evernote u svijetu uređivanja i upravljanja notama. Oni koji su već dobro ugrađeni u ekosustav Office mogu se odlučiti za Microsoftovu verziju.
Možda mislite da smo do sada pokrili sve što možete učiniti s dokumentom, ali ne. Unesite stručnjaka za e-potpis DocuSign, koji tvrtkama i njihovim klijentima omogućuje da brzo i jednostavno potpišu čitav niz dokumenata i obrazaca na mreži bez muke s obukom ili dodatnim softverom za instalaciju.
