Komunikacija igra temeljnu ulogu u svakodnevnom poslovanju tvrtki u svim industrijama, kako interno tako i eksterno. A telefoni su i danas jedna od najčešćih metoda komunikacije za mnoga poduzeća danas.
No, u posljednjih nekoliko godina poslovni su telefoni pretrpjeli velike promjene. Danas mnoga poduzeća koriste telefonske sustave temeljene na Voice over Internet Protocol. Takvi sustavi omogućuju tvrtkama telefoniranje i slanje poruka putem pametnih telefona, tableta, računala i drugih uređaja povezanih s internetom.
Kupnja VoIP sustava za vaše poslovanje ponudit će brojne pogodnosti u usporedbi s tradicionalnim telefonskim rješenjima. Omogućuju veću skalabilnost, uštedu troškova, podršku za više uređaja, izvrsnu kvalitetu poziva, povećanu sigurnost, impresivno korisničko iskustvo i mnoge druge pogodnosti.
Ono što je također sjajno kod VoIP sustava jest da imaju puno različitih značajki, poput automatskog praćenja poziva, prosljeđivanja poziva, snimanja poziva, preusmjeravanja poziva, zadržavanja poziva, parkiranja poziva, redova poziva, radnog vremena, analitike, konferencija, glazbe na čekanju, SMS poruke i još mnogo toga.
Ako trenutno tražite poslovni VoIP sustav, vidjet ćete da postoji mnogo dostupnih izbora. Ali kako zapravo odabrati pravu za svoju tvrtku? Jedan od najboljih načina da osigurate da VoIP sustav dobro odgovara vašem poslovanju jest izbjegavanje uobičajenih pogrešaka, bilo da se radi malo istraživanja prije kupnje sustava, nejasno se postavljaju vaši zahtjevi ili nešto drugo.
- Ovo su najbolji telefonski sustavi u oblaku na tržištu
Odabir prvog pružatelja usluga kojeg vidite
Danas je na tržištu dostupno mnogo različitih VoIP sustava, a ako želite kupiti jedan za svoju tvrtku i izuzetno ste zauzeti, lako je odabrati prvog pružatelja usluga na koji naiđete nakon brzog pretraživanja Googlea.
Ali ako odaberete davatelja usluge VoIP bez prethodnog istraživanja i razmatranja drugih mogućnosti, mogli biste na kraju odabrati uslugu neprikladnu za vaše poslovanje i tim.
Kada je riječ o pronalaženju najboljeg VoIP sustava, bitno je usporediti različite davatelje usluga. Iako će vam trebati više vremena, nećete požuriti s odlukom i na kraju ćete dobiti najbolje VoIP rješenje za cijelo poslovanje. Kupujući uokolo, mogli biste uštedjeti novac na premium pretplatama i dobiti pristup još više značajki.
Nerazumijevanje vaših korisničkih potreba i poslovnih zahtjeva
Usporedba različitih davatelja usluga nije jedini čimbenik koji treba uzeti u obzir pri odabiru VoIP sustava poslovnog stupnja. Ako ne razumijete što vaše poslovanje i osoblje trebaju od pružatelja usluge VoIP, riskirate gubljenje novca i vremena na uvođenje neučinkovitog sustava.
Dok skenirate tržište za savršenim poslovnim VoIP rješenjem, trebali biste zapisati popis poslovnih, tehničkih i korisničkih zahtjeva. To će vam pomoći da budete sigurni da će se potencijalni pružatelj usluga lijepo uklopiti u vaše poslovanje. Na primjer, mogli biste zabilježiti potrebne VoIP značajke i provjeriti nude li ih potencijalni pružatelji VoIP usluga.
Čitanje detaljnih recenzija, studija slučaja i svjedočenja kupaca također će vam pomoći da utvrdite koji će sustav najbolje odgovarati vašem poslovanju. Ono što ne želite učiniti je odabrati VoIP rješenje i otkriti da ono nije prikladno za vaše poslovanje u budućnosti.
Ne uzimajući u obzir troškove
Ako ne uzmete u obzir troškove VoIP sustava, nešto je čega se trebate suzdržati dok tražite najboljeg pružatelja usluga. Mnoge VoIP usluge nude čitav niz plaćenih pretplata i opcionalnih dodataka koji odgovaraju različitim tvrtkama. Ako vam nisu jasni, možete se prijaviti za pogrešan plan ili dodatno naplatiti troškove.
Ako razmišljate o kupnji VoIP sustava za svoju tvrtku, toplo preporučujemo da od početka postavite jasan proračun i uzmete u obzir financijske čimbenike različitih usluga. Kao i kod bilo koje druge vrste proizvoda, na tržištu postoje i jeftina i skupa VoIP rješenja. Kad vam bude jasno koliko ste spremni potrošiti na VoIP sustav, moći ćete pronaći uslugu koja odgovara vašem proračunu.
Većina pružatelja usluga na svojim web stranicama ima jasan pregled cijena, što svakako vrijedi pročitati. No o proračunu i troškovima VoIP sustava trebali biste razgovarati s timovima za pomoć kupcima.
Zanemarivanje sigurnosnih implikacija
Budući da se VoIP telefonska rješenja pokreću na internetu, uvijek postoji rizik da bi cyber kriminalci mogli hakirati vaš sustav kako bi prisluškivali telefonske pozive i ukrali vrijedne poslovne podatke. Kao rezultat toga, najvažnije je da uzmete u obzir sigurnosne rizike VoIP sustava i osigurate da odabrani pružatelj usluga ublaži te prijetnje.
Na primjer, trebali biste odabrati VoIP sustav koji pruža snažnu enkripciju, višefaktorsku provjeru autentičnosti, stroga korisnička pravila, niz sigurnih protokola i druge sigurnosne značajke. Ako niste sigurni kako davatelj postupa s korisničkom sigurnošću i privatnošću, vrijedi razgovarati s njihovim timom za korisnike.
Kupnja sustava koji se ne može skalirati
Ako želite implementirati VoIP sustav u brzorastuće poslovanje, posljednja stvar koju želite učiniti je odabrati skalabilno rješenje koje neće odgovarati potrebama vaše tvrtke u dalekoj budućnosti.
Kako vaše poslovanje nastavlja rasti, bez sumnje ćete morati stvoriti nove linije širom svijeta, dodati nove zaposlenike u svoj telefonski sustav, pristupiti novim značajkama i dodacima i još mnogo toga. Najbolji poslovni VoIP sustavi čine to jednostavnim i brzim tijekom vremena.
Odabir nečasnivog ili besplatnog pružatelja usluga
Još jedna stvar koju trebate izbjegavati pri odabiru VoIP sustava je ne-ugledni ili besplatni pružatelj usluga. Iako odabir besplatnog davatelja zvuči kao izvrstan način uštede novca na VoIP sustavu, mogli biste naići na sigurnosne ranjivosti, loše performanse, bez korisničke podrške, težak softver i druge probleme.
Najbolji način da osigurate da na najbolji način iskoristite VoIP sustav je odabirom jednog od najboljih sustava na tržištu. Naše omiljene VoIP usluge od 2022-2023. su RingCentral Office, Ooma Office, GoToConnect, Dialpad, AT&T Business, 8x8 X Series, Microsoft 365 Business Voice, Grasshopper, 1-VOIP i Phone.com.
Odlučivši se za neprilagođeni VoIP sustav
Bez ikakvog istraživanja o najboljim VoIP sustavima za tvrtke, potencijalno biste mogli završiti sa sustavom koji je teško postaviti i koristiti. To će uzrokovati mnoge probleme za vaše poslovanje, poput potrebe za obukom osoblja kako se koristi komplicirani VoIP sustav, zaposlenici koji se odluče za korištenje drugih komunikacijskih metoda ako sustav nije user-friendly i u konačnici prebacivanje davatelja usluga dalje.
Sjajan način da provjerite nudi li sustav dobru upotrebljivost je čitanjem recenzija i izjava kupaca. No, s velikom većinom VoIP sustava koji nude besplatne probne verzije i demonstracije, možete čak i isprobati sustav prije nego što se obvežete na pretplatu na plaćanje. Dakle, znat ćete je li jednostavan za upotrebu ili ne.
- Također smo predstavili najbolje PBX telefonske sustave