Google Workspace sadrži neke od najboljih svjetskih aplikacija za produktivnost. Možda ste već naučili nekoliko savjeta za uštedu vremena koji će vam pomoći da izvučete veću vrijednost iz ovog uredskog softvera. Ipak, ono što većina korisnika ne shvaća jest da Google tablice, Dokumenti, Gmail i Obrasci podržavaju gotovo neograničenu automatizaciju tijeka rada. To može biti posebno dragocjeno za mala i srednja poduzeća koja provode značajnu količinu vremena radeći na rutinskim zadacima poput usmjeravanja naloga i procjene obrazaca zahtjeva.
U ovom ćemo vodiču objasniti kako automatizacija tijeka rada djeluje u Google Workspaceu i istaknuti neke dodatke pomoću kojih možete povećati snagu ovog uredskog paketa za vaše poslovanje.
Što su tokovi rada u Google Workspaceu?
Pretvaranje sirovih podataka u oblik koji vaša tvrtka može koristiti zahtijeva vrijeme. Ako primite kontakt s obrasca, možda će ga trebati pretvoriti u format koji vaš CRM softver može pročitati. Ako primite zahtjev za narudžbu, taj će se zahtjev možda morati podijeliti i poslati različite pojedinosti različitim ljudima u vašoj organizaciji.
Srećom, Google Workspace omogućuje automatizaciju tih transformacija s tijekovima rada s dokumentima. Ovi tijekovi rada omogućuju vam da odredite slijed koraka koje podaci moraju proći, a zatim taj postupak provode umjesto vas. Općenito, tijek rada s dokumentima vrlo je prilagodljiv, tako da postupak automatizacije možete lako prilagoditi svojim poslovnim potrebama.
Možete stvoriti automatizirane tijekove dokumenata u većini aplikacija Google Workspace, uključujući Google dokumente, tablice, Gmail i obrasce.
Kako automatizirati tijek rada s dokumentima: Apps Script u odnosu na dodatke
Ovisno o složenosti automatiziranog tijeka rada koji trebate stvoriti, postoje dvije različite rute kojima možete ići.
Najjednostavniji način generiranja tijekova rada je korištenje dodatka izgrađenog u tu svrhu. U Google web trgovini dostupne su stotine dodataka za automatizaciju. Neki od njih su besplatni, ali za mnoge je potrebna jednokratna uplata ili mjesečna pretplata. Ako se odlučite za proizvod koji se plaća, provjerite nudi li tvrtka koja ga nudi korisničku podršku u slučaju da naiđete na bilo kakav problem.
Ako želite stvoriti potpuno prilagođene automatizacije besplatno, možete koristiti Apps Script. Ovo je razvojno okruženje koje je Google stvorio kako bi svima omogućio stvaranje dodataka za aplikacije Google Workspace. Zapravo su gotovo svi dodaci za automatiziranu naplatu koje ćete pronaći u Google web trgovini izrađeni pomoću Apps Scripta. Iako postoji mnogo resursa koji će vam pomoći da započnete s kodiranjem u Apps Scriptu, postavljanje čak i jednostavne automatizacije pomoću koda može potrajati.
Kako pristupiti dodacima za automatizaciju
Ako želite pregledavati dodatke za Google tablice, Dokumente, Gmail ili Obrasce, možete ih pronaći u Google web trgovini. Najlakši način pristupanja web trgovini je pronalazak izbornika dodataka u bilo kojoj od ovih aplikacija, a zatim kliknite Dobivanje dodataka. Otvorit će se prozor koji je već filtriran i prikazuje vam samo dodatke koji rade s aplikacijom Google Workspace koju trenutno koristite.
Bilo koji dodatak iz web trgovine možete instalirati jednostavnim klikom na gumb Instaliraj. Imajte na umu da će dodaci koji plaćaju možda trebati kupiti pretplatu prije nego što ih budete mogli početi koristiti.
Što možete učiniti s tijekovima rada s dokumentima?
Da bismo dobili ideju o vrstama zadataka koje možete ostvariti pomoću automatiziranih tijekova dokumenata, pogledajmo neke primjere. Upotrijebit ćemo aplikacije iz Googleove web trgovine, ali imajte na umu da mnoge od tih tijekova rada možete stvoriti besplatno putem skripte aplikacija.
Prečesto se poslovni podaci distribuiraju u više proračunskih tablica. Možda imate detaljne podatke o prodaji iz različitih odjela spremljene u različite listove. Ili možete imati podatke o klijentu iz različitih obrazaca za unos spremljene u zasebne dokumente.
Pomoću automatizacije tijeka rada možete jednostavno kombinirati podatke iz više proračunskih tablica u jednu glavnu tablicu. Za to volimo koristiti SheetGo (počevši od 12 USD po korisniku mjesečno) jer olakšava povezivanje više datoteka Google tablica. Čak i bolje, SheetGo također može kopirati Excel i CSV datoteke i automatski isporučivati podatke iz tih dokumenata u glavnu proračunsku tablicu Google tablica.
Ono što je posebno lijepo kod ovog dodatka za automatizaciju je to što se automatski ažurira. SheetGo će provjeravati distribuirane proračunske tablice za nove podatke koliko god često želite i pratiti promjene u glavnom dokumentu pomoću funkcije povijesti uređivanja u Google tablicama.
Odobrenja za zahtjeve za odmorom, izvješća i druge interne procese sastavni su dio neometanog rada većine tvrtki. Uz dodatke poput Form Workflow Plus (počinje od 300 USD godišnje) možete jednostavno povezati Google obrasce s Tablicama kako biste pratili i upravljali zahtjevima za odobrenje.
Uz ovaj dodatak, upravitelj jednostavno treba stvoriti obrazac zahtjeva u Google obrascima. Taj se obrazac usmjerava prema imenovanim odobriteljima kada se ispuni i svi se podaci unesu u proračunsku tablicu. List prati gdje je zahtjev u postupku odobravanja, zajedno s odlukama i komentarima pojedinačnih odobravatelja.
Form Workflow Plus također podržava usmjeravanje odobrenja u više koraka, tako da može biti korisno za složenije tijekove rada, poput usmjeravanja naloga.
Iako je na raspolaganju puno alata za marketing e-pošte, u Gmailu možete stvoriti iznenađujuće cjelovite kampanje e-pošte pomoću dodatka poput Yet Another Mail Merge (besplatan za upotrebu).
Pomoću ove aplikacije u proračunsku tablicu Tablica unosite adrese e-pošte svih kojima želite poslati e-poštu. Tada svoju poruku možete napisati na Gmailu i dodati personalizaciju pomoću ugrađenog koda aplikacije.
Kada budete spremni za slanje, vratite se u Tablice i još će jedno spajanje pošte dostaviti vašu e-poštu svima s vašeg popisa. Otvorenja, klikove i odgovore e-pošte možete pratiti izravno iz svoje proračunske tablice.
Najbolji dio ovog alata je taj što možete stvoriti neograničen broj proračunskih tablica za različite kampanje. Osim toga, budući da upotrebljavate Tablice, lako ćete unijeti kontaktne podatke za izradu svoje marketinške kampanje iz CRM-a, Google obrazaca ili postojećih proračunskih tablica.
Proračunske tablice mogu biti iznenađujuće učinkovite za postavljanje projektnih zadataka i prekretnica. Uz to, pomoću dodatka poput ProjectSheet-a možete automatizirati praćenje napretka unutar svoje proračunske tablice.
Ovaj praktični besplatni dodatak automatski izračunava broj zadataka po prekretnici i prati je li svaki zadatak označen kao dovršen, u tijeku ili nije pokrenut. Na temelju toga prikazat će postotak završetka za svaku fazu projekta.
Osim toga, ProjectSheet vam može pomoći prepoznati kada projekt zaostaje za rasporedom. Dodatak će automatski istaknuti traku napretka za svaku prekretnicu zelenu, žutu ili crvenu, ovisno o tome jesu li podzadaci uključeni, blizu ili nakon zadanih rokova.
Izrada aplikacije za pametni telefon za vaše poslovanje obično je dugotrajan i skup postupak koji zahtijeva angažiranje posvećenih programera. Ali s automatizacijom tijeka rada možete izraditi osnovnu mobilnu aplikaciju izravno iz Google tablica.
Zbog toga ćemo se okrenuti dodatku AppSheet (počinje od 5 USD po korisniku mjesečno). Pomoću ove aplikacije jednostavno dodajete podatke u proračunsku tablicu Tablica. Podaci mogu biti bilo što, od inventara trgovine za stvaranje mobilne internetske trgovine ili podataka za kontakt zaposlenika za stvaranje internog imenika.
Povežite proračunsku tablicu s AppSheetom, a zatim po potrebi uredite svojstva podataka. Možete podskupiti podatke i dodati prilagođene izraze za zadatke poput upravljanja zalihama. Kad budete spremni, možete odabrati niz različitih unaprijed definiranih predložaka zaslona kako biste odlučili kako će se vaši podaci prikazivati u vašoj novoj aplikaciji.
Najbolji dio svega ovoga je što se neprimjetno integrira s vašim drugim automatiziranim tijekovima rada u Google Workspaceu. Možete konfigurirati AppSheet da pokreće automatske e-adrese na temelju okidača u aplikaciji ili da dodaje podatke koje korisnici unose u drugu proračunsku tablicu Tablica. Uz to, AppSheet može slati automatizirana izvješća koja možete lako uvesti u Tablice.
Sažetak
Automatizacija tijeka dokumenata u Google Google Workspaceu može uštedjeti vrijeme i novac vašoj tvrtki, kao i otključati moćne nove značajke. Iako je moguće stvoriti vlastite automatizirane tijekove rada pomoću Apps Scripta, u Google web trgovini pronaći ćete mnogo besplatnih i plaćenih dodataka koji podržavaju automatizaciju. Isprobajte neke od ovih istaknutih dodataka već danas kako biste vidjeli kako automatizacija tijeka rada može pomoći bilo kojem poslovnom procesu da teče glatko.
- Izdvojili smo najbolji softver za upravljanje dokumentima.