Većina tvrtki i pojedinaca koji stvaraju i surađuju na mreži koristeći dokumente, proračunske tablice i prezentacije bit će upoznati s Microsoft Officeom, ali mnogi ljudi još uvijek nisu svjesni brojnih značajki koje štede vrijeme ugrađene u ovaj moćni uredski paket.
U ovom ćemo članku pogledati 18 savjeta za uštedu vremena koji će vam i vašim zaposlenicima pomoći da na najbolji način iskoristite paket Microsoft Office, bez obzira koristite li Microsoft 365 ili Microsoft Office 2022-2023. Vaši dokumenti, proračunske tablice i prezentacije će izgledati sjajno, a završit ćete ih u pola vremena.
Ako se pravilno koriste, ove skrivene značajke mogu uvelike povećati produktivnost zaposlenika, pomažu vam uštedjeti na vremenu i novcu te im pružaju ugodnije radno iskustvo.
Ako tražite jeftiniji način za stvaranje bogatih dokumenata, moćnih proračunskih tablica i zanimljivih prezentacija, pogledajte naš popis besplatnog uredskog softvera.
Kako najbolje iskoristiti Microsoft Office: Priprema
U Microsoft Office stalno se dodaju nove značajke, stoga budite sigurni da imate najnoviju verziju softvera. Ako imate pretplatu na Microsoft 365, svoje aplikacije možete ažurirati iz aplikacije Microsoft Autoupdate ili im jednostavno dopustiti da se automatski ažuriraju. Inače, ako ste kupili samostalnu verziju Microsoft Officea, samo imajte na umu da ćete možda trebati nadograditi pristup nekim od dolje navedenih značajki.
Savjet 1: Automatsko spremanje promjena pomoću OneDrivea
OneDrive je usluga pohrane u oblaku Microsoft Officea i dostupna je bez obzira imate li pretplatu na Microsoft 365 ili ne. OneDrive ne samo da će vam omogućiti pristup svim datotekama bilo gdje i bilo kada, OneDrive možete povezati i sa softverom Microsoft Office da biste iskoristili značajku automatskog spremanja.
Kad je omogućeno, promjene se ažuriraju na oblak u stvarnom vremenu. Osim toga, OneDrive pohranjuje više verzija vaših dokumenata, tako da možete lako usporediti i vratiti se na prethodnu verziju po potrebi. Svatko tko je ikad izgubio sat vremena zbog računalne greške ili nestanka struje, znat će koja je značajka uštede vremena. Da biste pronašli starije verzije u sustavu Microsoft 365, kliknite Datoteka> Informacije> Povijest verzija.
Savjet 2: Naučite prečace za čitav paket
Jedna od najvećih prednosti Microsoft Officea je koliko je konzistentno korisničko iskustvo u različitim aplikacijama. To znači da većina tipkovnih prečaca radi na isti način u programu Word, Excel i PowerPoint. Učenje ovih naredbi može uvelike ubrzati produktivnost. Ctrl + S (⌘S) za spremanje, Ctrl + P (⌘P) za ispis i još nejasnije naredbe poput Ctrl + D (⌘D) za dijalog Font koji rade u paketu.
Sjajan savjet za produktivnost je pružiti popis uobičajenih prečaca zaposlenicima koji se prema njima mogu pozivati dok ne postane druga priroda.
Savjet 3: upotrijebite značajku Tell Me (Word)
Značajka Tell me (što želite učiniti) dodana je u Microsoft Office 2016, ali kad naučite kako se njome služiti, to je božji dar. Želite promijeniti stil? Upišite "Style". Obrezati fotografiju? Upišite "Obreži". Umetnite tablicu, dodajte komentar, promijenite izgled, ažurirajte dizajn, naglas pročitajte tekst - gotovo svim značajkama sustava Office možete brzo i jednostavno pristupiti putem ovog izbornika - dok pametni prijedlozi tipkanjem olakšavaju pronalaženje onoga što tražite samo jednu ili dvije riječi.
Međutim, Microsoft 365 neprestano ažurira svoj skup značajki i to možda neće biti prisutno u novijim verzijama.
Savjet 4: Brzo dijelite dokumente pomoću gumba Dijeli
Gumb za dijeljenje nalazi se u gornjem desnom kutu aplikacije i može se koristiti za brzo dijeljenje dokumenta putem OneDrivea, e-pošte, AirDropa (samo Mac) i drugih usluga trećih strana. Umjesto da otvorite klijent e-pošte, pretražujete datoteku ("Gdje sam to opet spremio?"), Samo kliknite gumb Dijeli i odaberite primatelje.
Savjet 5: Pronađite i zamijenite
Ako trebate promijeniti riječ ili skupinu riječi u cijelom dokumentu, to možete učiniti brzo pomoću funkcije Pronađi i zamijeni. Samo pritisnite Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) i pojavit će se dijalog Pronađi i zamijeni. Upišite tekst koji želite promijeniti u okvir Pronađi, zamjenu u okvir Zamijeni i pritisnite gumb Zamijeni. Office će pretražiti dokument i prema potrebi izvršiti promjene.
Također možete ništa zamijeniti (polje Zamijeni ostavite prazno) da biste izbrisali više primjeraka riječi.
Savjet 6: Napredno pronalaženje i zamjena
Ovom moćnom alatu ima više nego što se čini na prvi pogled. Klikom na gumb u donjem lijevom dijelu dijaloga možete pristupiti naprednim značajkama za trenutnu promjenu stila fonta, postavki odlomaka i još više bilo kojeg teksta koji trebate.
Na primjer, možete pronaći sve podebljano teksta i font učinite crvenim, ili pak odaberite sav tekst na određenom jeziku i stavite ga u kurziv. Koristite to kad god trebate za široke promjene određenih stilova teksta.
Savjet 7: Ugađajte i koristite stilove za izvrsne dokumente
Iznenađujuće je koliko ljudi svakodnevno koristi Microsoft Office, no još uvijek ne koristi prednosti Stylesa za pojednostavljivanje dokumenata i ubrzavanje pisanja. Stilovi se mogu naći na kartici Početna i omogućuju vam da u hodu primijenite unaprijed dizajnirane postavke fonta. Također možete izmijeniti ove stilove kako bi odgovarali vašim potrebama i dokumentu. Stilovi se automatski ažuriraju i kad promijenite temu, što olakšava brzu izmjenu izgleda cijelog dokumenta.
Savjet 8: Kopirajte i zalijepite više stavki pomoću Spikea
Ove praktične značajke omogućuju kopiranje više stavki i lijepljenje svih odjednom. Samo odaberite prvi blok teksta, pritisnite Ctrl + F3 ili ⌘F3, a zatim prijeđite na sljedeći. Svaki put kad pritisnete Ctrl ili Command + F3, tekst će se pohraniti itd. Kada budete spremni zalijepiti sve, upišite Ctrl + Shift + F3 ili ⌘⇧F3. Također možete upisati "spike" (malo slovo) i pritisnuti Enter, a spremljeni će tekst ostati u memoriji i koristiti se drugi put.
Savjet 9: Kopirajte i zalijepite oblikovanje
Brzo pojednostavnite formatiranje kroz blokove teksta pritiskom na Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) za kopiranje oblikovanja (stil fonta i odlomka, boje, poravnanje, itd.) I Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) da biste zalijepili formatiranje na odabrani tekst.
Savjet 10: Prilagodite Office vrpce
Ako se često nalazite u potrazi za određenim značajkama u izbornicima ili proširivačima, nemojte se ustručavati dodati ih ispred i po sredini na vrpcu. To možete učiniti pod Postavke> Vrpca i alatna traka ili odlaskom na Datoteka> Opcije> Prilagodi vrpcu. Mogli biste se iznenaditi širokim rasponom funkcija koje možete dodati na svoju vrpcu za brzi pristup. Također možete sakriti vrpcu da biste imali više prostora klikom jednom na bilo koju karticu koja je otvorena, odlaskom na Pogled> Vrpca ili upisivanjem Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Savjet 11: Triput kliknite da biste odabrali odlomak
Većina ljudi zna da možete dvaput kliknuti riječ da biste je odabrali. Također možete triput kliknuti riječ da biste odabrali cijeli odlomak, što je vrlo zgodno za kretanje po velikim dijelovima teksta prilikom uređivanja.
Savjet 12: Prilagodite automatsko ispravljanje tako da vam odgovara
Česta je pritužba da Microsoft Office mijenja tekst dok pišete, čak i ako ste sigurni u to što mislite. Te postavke možete prilagoditi pod Alati> Opcije automatskog ispravljanja. Možete ukloniti sve što vas muči ili dodati riječima koje često pogrešno pišete. Možete čak dodati i simbole, poput zamjene (c) s ©.
Savjet 13: Usporedite dokumente usporedno (samo Windows)
Naravno, možete samo otvoriti zasebne prozore i smjestiti ih jedan pored drugog, ali značajka Side-by-Side Microsoftovog sustava ide korak dalje s sinkroniziranim pomicanjem, što ogromno štedi vrijeme prilikom usporedbe i uređivanja verzija dugih dokumenata.
Savjet 14: Pregledajte dva različita dijela istog dokumenta s podijeljenim prikazom
Ovo je fantastičan alat kada trebate unijeti promjene u jedan dio dokumenta dok se pozivate na drugi odjeljak (na primjer, kada pišete uvod ili zaključak). Jednostavno idite na vrpcu View i odaberite Split View. Možete se pomicati do različitih odjeljaka u svakom prozoru neovisno i mijenjati bilo koji od njih.
Savjet 15: Kopirajte i zalijepite kao profesionalac
Prilično svi znaju kako kopirati i zalijepiti blok teksta, ali jeste li znali da možete brzo zalijepiti tekst bez formatiranja ili kao sliku ili PDF izravno u dokument? Samo upišite Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) i prikazat će vam se dijaloški okvir.
U Wordu ovaj dijalog možete koristiti za lijepljenje teksta bez formatiranja, dok u Excelu možete lijepiti samo vrijednosti, oblikovanje ili komentare, sve osim obruba, pa čak i zbrojiti, oduzimati, množiti i dijeliti zbrojeve.
Savjet 16: Prilagodite svoj izbornik prečaca
Značajke koje često upotrebljavate možete dodati na alatnu traku za brzi pristup, u prečacu izbornika bilo koje aplikacije na samom vrhu dokumenta. Prema zadanim postavkama vidjet ćete naredbe poput Spremi, Ispiši i Poništi, ali ovdje možete dodati gotovo sve. Samo kliknite strelicu udesno da biste dodali naredbe po potrebi.
Savjet 17: Spajanje oblika (Powerpoint)
Možete kombinirati različite jednostavne oblike kako biste napravili složenije koji će izgledati sjajno u vašim prezentacijama, a za to vam nije potreban otmjeni alat poput Illustratora. Jednostavno odaberite oblike koje želite spojiti i kliknite Spoji oblike na kartici Oblik. Ovi spojeni oblici mogu se kopirati i zalijepiti u druge aplikacije, poput Worda.
Savjet 18: Upotrijebite uvjetno formatiranje za dinamičko oblikovanje ćelija (Excel)
Uvjetno formatiranje omogućuje vam primjenu stilova na određene stanice na temelju njihove vrijednosti ili sadržaja. Na primjer, svaku pozitivnu vrijednost možda želite učiniti zelenom, a svaku negativnu crvenom. Samo odaberite ćelije koje želite formatirati, a zatim upotrijebite karticu Uvjetno oblikovanje na vrpci Početna. Puno je unaprijed postavljenih postavki ili možete definirati vlastita pravila i jednadžbe.
Sažetak
Microsoft Office jedan je od najboljih dostupnih uredskih paketa s mnoštvom moćnih opcija koje pomažu u usmjeravanju rada vaših zaposlenika i povećanju produktivnosti. Potaknite članove tima da istraže softver i da aktivno dijele savjete i trikove među sobom. Ne samo da je zabavno i uzbudljivo otkrivati nove značajke, već znatno olakšava suradnju i omogućava zaposlenicima da učine više za manje vremena, a istovremeno rade ugodnije.
- Izdvojili smo najbolje ponude za Microsoft Office.