GoToMeeting je jedan od mnogih strateških poslovnih alata koji svi pokušavaju uhvatiti ono što je postalo osnovna tehnologija za one koji rade odvojeno.
Ovaj alat za video konferencije razvio je LogMeIn iz prethodnih rješenja GoToMyPC i GoToAssist, a najpoznatiji je po visokim razinama šifriranja koje nudi i svojoj sposobnosti da funkcionira iza vatrozida.
Oni koji žele doživjeti 14-dnevno probno razdoblje mogu se prijaviti na https://www.gotomeeting.com/
U ovoj značajci provest ćemo vas kroz vaš prvi dan pomoću GoToMeetinga i izložiti što možete očekivati. Krenimo s korištenjem GoToMeetinga i pružimo ključne informacije koje su vam potrebne da biste to najbolje iskoristili.
- Cijelu našu recenziju GoToMeetinga pročitajte ovdje
1. Čvorište
Kada se prijavite za GoToMeeting prvo ćete doći do web sučelja ili 'Hub-a' kako se to naziva, a u nekim aplikacijama za konferencije to je sve što vam treba. I ovdje možete učiniti puno, ali ono što ne možete odmah je domaćin sastanka.
Uskoro ćemo pokriti koji dodatni korak trebate izvršiti. Ali prvo, pogledajmo web sučelje središta i organiziramo svoj prostor za sastanke.
Kao domaćin sastanka možete odrediti naziv prostorije u kojoj će se održati, pozvati ljude da vam se pridruže i zakazati događaj (ili po potrebi zakazati termin).
Ali postavljanje sobe prvi je zadatak koji morate obaviti. Učinimo to sada klikom na gumb s oznakom "Postavi svoju sobu".
2. Postavite svoju sobu
Prvi uvjet za svaku sobu je da ima jedinstveno ime i najbolje je odabrati nešto s čim se oni koji prisustvuju mogu lako povezati. Savjetovali bismo da imamo standardnu strukturu za imenovanje soba i sastanaka jer će biti manje vjerojatno da će se ljudi zaboraviti pojaviti.
Svoju sobu, maštovito misleći, zovemo Pro.
Sobi možete dati specifičnu boju, pa čak i temu, ako želite nešto malo prepoznatljivo.
3. Stvorite sastanak
Nakon što stvorimo sobu, možemo koristiti to virtualno mjesto za održavanje sastanka. Hub za to ima veliki plavi gumb, što pokreće čarobnjaka koji postavlja mnoštvo pitanja.
Oni uključuju na prvoj stranici kako će se sazvati sastanak, kada će se dogoditi i ako je riječ o jednokratnom događaju ili redovnom mjestu održavanja.
Postoje tri dodatne stranice definicije sastanka, druga dopušta definira način na koji će se postupati sa zvukom, treća je za personalizaciju, a četvrta omogućuje definiranje suorganizatora i izradu lozinke koja kontrolira pristup.
Sposobnost suorganizatora posebno je korisna značajka. Jer dopušta drugoj osobi da bude domaćin sastanka ako je autor nedostupan.
4. Pozivnice
Jednom kada je sastanak definiran, pojavit će se na čvorištu, a odavde možete kopirati pozivnicu svima onima kojima želite prisustvovati.
Ako dopustite telefonima da zvone na broju i doprinose isključivo zvukom, tada su ovdje prikazani i lokalizirani brojevi telefona.
Možda mislite da ste sada spremni za sastanak, ali postoji dodatni korak koji morate poduzeti prije nego što budete spremni za ugošćavanje ili pridruživanje. Na svakom računalu morat ćete instalirati aplikaciju za radnu površinu.
5. Instalirajte aplikaciju za radnu površinu
Ako za sastanak kliknete gumb ‘Start’, a niste instalirali aplikaciju za radnu površinu, odmah ćete biti preusmjereni na zaslon na kojem možete preuzeti i instalirati aplikaciju. Podrazumijeva se da ako obični korisnici u vašoj tvrtki nisu ovlašteni instalirati aplikacije, tada će možda biti potrebna neka veza s onima u vašem IS-u ili IT odjelu kako bi to bilo moguće.
Jednom kada aplikacija bude zadovoljna, pokrenut će se kad kliknete "Start" i pitati vas kako želite da se pridružite sastanku.
S tim da se skloni, sastanak je zapravo započeo, premda su video i audio stream po zadanom onemogućeni. To nije loše, jer vam daje priliku da se uvjerite da je vaš izgled prihvatljiv, te da je osvjetljenje dovoljno da vas drugi vide i da ste po potrebi priključili mikrofon.
6. Kontrole aplikacije
Aplikacija GoToMeeting na dnu ima nekoliko jednostavnih kontrola koje korisnicima omogućuju onemogućavanje i omogućavanje video i zvuka, dijeljenje radne površine i napuštanje sastanka.
Jedina razlika koju će korisnici mobilne platforme primijetiti je ta što nemaju mogućnost dijeljenja svoje radne površine, ali u ostalom je identična. Ako je video omogućen, vidjet ćete malu ploču koja prikazuje kako izgleda vaš videozapis, tako da razumijete što drugi vide.
Još jedna zanimljiva značajka nalazi se u gornjem lijevom dijelu gdje možete vidjeti gumb za snimanje ‘REC’. Ovo će snimiti sastanak za buduću upotrebu.
U gornjem desnom kutu nalaze se četiri ikone koje prikazuju ploču sudionika, pristup ugrađenim funkcijama chata, audio i video postavkama te odjeljak s informacijama koji također uključuje neke veze za podršku.
I na kraju, dolje lijevo je ikona postavki gdje možete konfigurirati sve zadane postavke. Uključuju preferirane zvučnike i mikrofon te integracije aplikacija i tamo gdje će se svi dokumenti koji se odnose na sastanak pohraniti lokalno.
7. Upravljanje sobom
Upravljanje sobom vrlo je jednostavno. Kad stignu pozvani, pojavit će se na ploči dolje s desne strane aplikacije, gdje ih možete vidjeti.
Tehnički, GoToMeeting može istovremeno imati do 251 osobu na istom sastanku, uključujući domaćina, i pokazuje vam koliko ih trenutno sudjeluje.
Kao domaćin možete utišati zvuk sudionika, pozvati nove ljude, zaključati sastanak od svih koji ulaze kasno i prenijeti kontrolu nad tipkovnicom i mišem nad sustavom hostinga drugom korisniku.
A ako domaćin treba otići, možda na neki drugi sastanak, čak možete bilo koga polaznika učiniti voditeljem ili organizatorom. Mnoge od ovih značajki nalaze se na padajućem izborniku koji se pojavljuje ako kliknete ševron desno od ikone zvuka sudionika.
8. Jednostavno previše ljudi
Uz sposobnost rukovanja s toliko sudionika, može biti teško pratiti tko govori.
Srećom, programeri GoToMeeting one od toga, a vi možete filtrirati tko se pojavljuje na glavnoj ploči aplikacije.
Prema zadanim postavkama aplikacija će imati postavku Prikaz svih, a to možete vidjeti u središtu trake uz vrh, uz dva ševrona uz nju. Klikom na ovo prikazat će se izbornik u kojem se možete prebaciti i prikazati samo one sudionike koji aktivno razgovaraju, one s aktivnim kamerama ili sakriti sve.
U našem su primjeru sve kamere bile onemogućene, zbog čega je ta opcija zasivljena.
GoToMeeting ima mnogo drugih trikova i značajki, ali nadamo se da bi vam neki od ovih uputa trebali pomoći.
- Najbolji preglednici 2022-2023. godine: najbrži i najsigurniji način povezivanja s mrežom