Mnogo je napora uloženo u Microsoft Teams, jer ga tvrtka vidi kao ključnu komponentu u njihovoj funkcionalnosti grupnog softvera, što omogućava korisnicima da kreativno kombiniraju svoje napore putem sigurnog središnjeg komunikacijskog čvorišta.
Da bi postigli ovaj cilj, timovi preuzimaju četiri ključne poslovne funkcije i kombiniraju ih u jedinstvenu jedinstvenu platformu. To uključuje razmjenu poruka, koordinaciju sastanaka, glasovne i / ili video pozive i na kraju se integrira u Microsoft Office 365 zajedno s drugim poslovno kritičnim alatima koje koristite za podršku poslovanja.
Stoga možete komunicirati s pojedincima ili skupinama, koordinirati sastanke i aktivnosti, imati evidenciju o svim komunikacijama i surađivati na dokumentima sve u tijeku rada Timova.
Krenimo s timovima i prođite kroz točno kako ga koristite.
- Možda razgovarate na jednom od naših najboljih prijenosnih računala 2022-2023
1. Pokrenite timove
Timovi se mogu koristiti na računalu izravno iz preglednika, na mobilnim uređajima (Android i iOS) ili putem stolnih aplikacija za PC i Mac.
Ali za ovaj ćemo vodič upotrijebiti verziju preglednika. Budući da sadrži istu funkcionalnost i izgled kao i instalabilna aplikacija.
Da biste koristili Teams, uputite se na ovo web mjesto https://teams.microsoft.com/start
Ovdje će vas pozvati da se 'besplatno prijavite', a jedino ograničenje je da u tom trenutku morate već imati ili stvoriti Microsoftov račun.
Ako već koristite poslovnu verziju sustava Microsoft Office 365, timove biste trebali vidjeti i kao jednu od standardnih aplikacija u radnom prostoru Officea.
Nakon što navedete Microsoftov račun i lozinku, od vas će se zatražiti da kažete u kojem ćete okruženju koristiti timove, a moguće su mogućnosti u školi, s prijateljima i obitelji ili u tvrtki. Svaka opcija pomalo prilagođava timove tim profilima, ali temeljna tehnologija je ista.
Za ovu vježbu odabrali smo opciju "Za posao" kao zadanu postavku.
S uspostavljenim računom i timovima konfiguriranim za način na koji ćete ga koristiti, web verzija će vam ponuditi aplikaciju za radnu površinu ako je ona dostupna za operativni sustav na vašem računalu. Nije potrebno instalirati ovo, ali neki su korisnici sretniji s instaliranim aplikacijama koje ne ovise o pregledniku.
Naš prvi posao je stvoriti svoj prvi tim. Učinimo to sada.
2. Stvorite tim
Osnovna struktura Timova je, predvidljivo, "tim".
Da biste stvorili ili se pridružili timu, kliknite odjeljak Tim na bočnoj traci, a zatim označite u donjem lijevom dijelu aplikacije, gdje piše "Pridružite se ili izradite tim". Ako javni timovi već postoje, vidjet ćete one koji su predstavljeni da biste kliknuli ili možete unijeti kod za pridruživanje privatnom timu.
U našem primjeru niti jedno od njih još nije dostupno. Dobivamo samo opciju ‘Stvori tim’.
Za one tvrtke koje već imaju Office 365 grupe, te se mogu koristiti kao brzi način za stvaranje tima s pridruženim članovima, no jedan ćemo izraditi od nule odabirom te opcije s prvog unosa.
Tada možete odlučiti je li tim javni, privatni ili širom organizacije. Svatko se može pridružiti javnom timu, privatni je samo za pozive, a Org-wide automatski dodaje sve u tvrtki.
Tada morate odlučiti kako će se zvati tim, dati mu opis i potvrditi koji je to tip. Ako imate privatni tim za koji kasnije odlučite da bi trebao biti javan ili za cijelu organizaciju, tada ga kao kreator tima možete kasnije promijeniti, ako želite.
Ali, da bi timovi bili korisni, on mora sadržavati više od vašeg imena i podataka, već i ostalih članova tima. Dodajmo one sljedeće.
3. Dodavanje članova tima
Postoje brojni načini za dodavanje ljudi u timove, ali najjednostavnije je poslati im vezu e-poštom koja ih upisuje nakon što kliknu na nju. Ili možete jednostavno dodati njihovu adresu e-pošte izravno u Timove.
Imena i adrese e-pošte možete uvesti i iz drugih aplikacija koje sadrže ove podatke, kao što su Outlook, People ili drugo spremište kontakata.
Nakon što tim poveže neke ljude, on će se pojaviti na popisu timova i moći ćete pregledati njegove članove i sve aktivnosti.
Prema zadanim postavkama, ima samo jednu temu rasprave "Općenito". U timovima se ti pododjeljci tima nazivaju kanali, a mi ćemo dodati jedan od njih i započeti razgovor.
4. Dodajte kanal
Informacije potrebne za kanal slične su timu. Ima naslov, opis i možete reći je li standardan ili privatan. Zadnja je opcija vrlo korisna ako želite stupiti u privatni razgovor s drugim članom tima, ali izbjegavajte da ga drugi vide.
Jednom kada se kanal stvori, možete dodavati postove, učitavati datoteke i komunicirati s drugima u timu.
Stvorili smo kanal pod nazivom "Praznične avanture", a zatim smo dodali neke web stranice i kratki post o kanalu. Svaki član s pristupom tom kanalu može se upozoriti ako se objave novi sadržaji, a također se možete pozivati na ljude u postovima postavljanjem znaka @, a zatim i njihovih imena.
5. Razgovori na kanalu
Razgovor na kanalu nije poput uobičajenog razgovora gdje je ono što se govori isključivo između dviju strana, više je poput glasne rasprave u uredu otvorenog plana.
U našem primjeru, član tima Zen razgovara s Markom, poruka se šalje Marku, ali svi ostali mogu vidjeti razgovor. Iako, samo Mark dobiva upozorenje da je on u središtu komentara. Ovaj pristup omogućuje da više ljudi bude upozoreno porukom i da svi budu svjesni onoga što je rečeno ako imaju otvorene timove ili su omogućena upozorenja.
Zanimljivo je da, čak i ako vas ne spomenu, još uvijek možete odgovoriti na objavu na kanalu, možda da kažete 'Mark je vani za taj dan, možda je zaboravio vaš sastanak?'.
6. Vrijeme video razgovora
Na dnu desne ploče nalazi se niz ikona koje omogućuju razgovorima bogatiji sadržaj od samo riječi, a uz njih i najvažniju ikonu u Meetu.
Nalikujući video kameri, ikona ima oznaku „Meet Now“ ako zadržite pokazivač iznad nje i ona prema zadanim postavkama inicira sastanak s videozapisom.
Nakon što kliknete na njega, dobit ćete opciju da onemogućite video, ako želite, a sastanku date i temu. Nakon što napravite te izbore, možete kliknuti na "Upoznajte se odmah" i započeti sastanak, čak i ako ste u tom trenutku jedini prisutni.
Kako je Sastanak u tijeku, trebali biste se moći vidjeti, a također ćete vidjeti i malu upravljačku ploču koja vam omogućuje prigušivanje zvuka, onemogućavanje videozapisa, distribuciju datoteka onima koji prisustvuju, prikazivanje chata i uvid u to tko prisustvuje.
Također možete podijeliti radnu površinu ili upotrijebiti funkciju bijele ploče za označavanje slike ili prezentacije o kojoj možda raspravljate.
7. Upravljanje kanalima
Ako se pridružite kanalu, a zatim iz bilo kojeg razloga odlučite da on ne sadrži ništa važno za vas, tada možete kanal izbrisati. Ali, imajte na umu, svi razgovori, zapisnici sa sastanaka i bilo što drugo što ima veze s tim kanalom bit će izbrisani, a vi se predomislite i vratite natrag.
Jedina iznimka za brisanje je ta da će se sve priložene datoteke zadržati na Sharepointu, čak i nakon uklanjanja kanala.
Očito je da ako izbrišete kanal stvoren za sastanak koji se nije dogodio ili projekt koji nikada nije započeo, onda je to u redu. Ali budite oprezni oko uklanjanja kanala koji bi vam u nekom trenutku mogli zatrebati, čak i ako to nije odmah.
8. Dodavanje više funkcionalnosti
Verzija programa Teams koju smo predstavili osnovna je funkcionalnost ovog proizvoda, ali timovima možete dodati sve vrste značajki i integracija, ovisno o proizvodima koje koristite na radnom mjestu.
Dobar primjer ove proširivosti je da će mnoge tvrtke pokretati Office 365 s kalendarom u oblaku, a one koje to vide vidjet će dodatnu ikonu na lijevoj strani "Sastanci". To omogućava zakazivanje sastanaka u budućnosti i obavještava sve osobe ako se parnica pomakne ili kasnije otkaže.
Microsoft Teams također nudi veze s širokim rasponom poslovnih proizvoda nezavisnih proizvođača poput KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote i mnogih drugih. Ako ozbiljno koristite Teams, vrijedi razgovarati sa svojim IT osobama o tome koje dodatne funkcije možete omogućiti s Microsoft Teamsom.
- Najbolji preglednici 2022-2023. godine: najbrži i najsigurniji način povezivanja s mrežom
