Ako tražite načine za poboljšanje poslovne e-pošte, niste sami. Profesionalci se redovito muče s pisanjem e-pošte, navodeći jasnoću, sažetost i brzinu kao glavne prepreke.
Izrada savršene poslovne e-pošte ne mora biti složena, a zasigurno vam nije potreban doktorat iz književnosti da biste napisali jasne i uvjerljive e-poruke. Nekoliko jednostavnih savjeta i trikova mogu vam pomoći da učinkovitije komunicirate i trošite manje vremena na to.
Ako to već niste učinili, svakako pogledajte naš popis najboljih usluga e-pošte; svi će ovi savjeti biti jednostavniji za primjenu kada pronađete klijent e-pošte koji vam je ugodan i lak za upotrebu.
1. Koristite oblikovanje teksta u svoju korist.
Gotovo sve moderne e-poruke šalju se u HTML-u, što znači da formatiranjem možete naglasiti ili dodati jasnost. Selektivna uporaba podebljano, podvučeni i ukošeni tekst mogu prenijeti važnost, hitnost i relevantnost.
Korištenjem formatiranja da biste skrenuli pozornost na ključne koncepte, bit će vam e-pošta lakši za čitanje, i prenesite više informacija na prvi pogled. Uzimajući u obzir da prosječni uredski radnik dnevno prima više od 80 e-poruka, ovo će vam pomoći da se istaknete kao jasne i lako razumljive.
Nikada ne upotrebljavajte VELIKE SLOVE za naglašavanje neke točke; ljudi to smatraju neugodnim i čak bezobraznim.
2. Dodajte hiperveze poput profesionalaca
Prilično je zgodno kad netko spomene dokument ili web mjesto, a sve što morate učiniti je kliknuti dotičnu ključnu riječ da biste sami provjerili izvor. Hiperveze su sjajan način da vaše e-adrese izgledaju profesionalnije i čitatelji će ih jako cijeniti.
To je također još jedan razlog zbog kojeg je važno odlučiti se za dobar program za e-poštu, iako većina danas zasnovanih na webu, poput Gmaila, može sasvim dobro obraditi veze. Iako se razlikuje od aplikacije do aplikacije, Ctrl + K (Cmd + K za Mac) gotovo je univerzalni prečac za dodavanje hiperveze. Ako ne uspije, upute potražite u izborniku pomoći aplikacije.
3. Izbjegavajte neobične ili neprofesionalne fontove
Da, to uključuje i strip sans. Kada odabirete font za profesionalnu e-poštu, pridržavajte se klasike. Na primjer, Arial i Calibri lako se čitaju, odmah su poznati i dobro odgovaraju poslovnom okruženju. Također, koristite isti font u cijelosti za maksimalnu čitljivost.
4. Odvojite vrijeme za stvaranje profesionalnog potpisa
Neke će tvrtke imati smjernice o tome što uključiti (ili ne) u svoj potpis, ali ako ne, imate slobodnog prostora za stvaranje profesionalne slike.
Dodavanje logotipa vaše tvrtke može uvelike doprinijeti stvaranju uglađenog izgleda. Suvremene aplikacije e-pošte trebale bi vam omogućiti centriranje vašeg logotipa i pisanje teksta ispod njega ili poravnavanje logotipa lijevo, a tekst desno. U svakom slučaju, vaše će e-adrese odmah izgledati profesionalnije, a čitatelji će vas lakše povezati s vašom tvrtkom.
Također, što se tiče potpisa e-pošte, manje je više. Držite se osnova: svog imena i položaja, telefonskog broja i, ako je prikladno, jednostavnih ikona za društvene mreže. Marke poput Twittera, Facebooka i Instagrama imaju stranice resursa s ikonama koje možete dodati u svoj potpis, a koje će povezivati vaše profile.
Postoje i različiti generatori potpisa, poput WiseStamp, koji će vam pomoći u stvaranju profesionalnog potpisa u nekoliko minuta.
5. Lektorirajte svoje e-adrese
To može biti teška navika za izgradnju, posebno za one od nas koji pišemo 30 ili 40 e-poruka dnevno, ali bit će značajna razlika u tome koliko dobro komunicirate. Pravopisne pogreške, pogreške pri upisu i pogrešne gramatike učinit će da se vaša e-pošta (a i vi sami) čini manje profesionalnom.
Ne ustručavajte se potražiti dobru gramatiku i pomoć u pisanju. Na primjer, Grammarly je proširenje preglednika koje mnogi smatraju korisnim za hvatanje takvih pogrešaka. Međutim, pripazite da se ne oslanjate isključivo na automatska pomagala za pisanje. Ipak biste trebali ispravljati e-poštu od početka do kraja.
6. Izbjegavajte paperje i punilo
Kao i vi, većina ljudi ima beskrajan tok dolaznih e-poruka. Osim jednostavnog pozdrava i uljudnog zatvaranja, držite stvari što je moguće izravnijim i jednostavnijim. Obratite posebnu pozornost na ponavljanja, naletjene rečenice i punilo.
Pisanje e-pošte nije poput govora: tekst ostaje na zaslonu i dostupan je čitateljima u bilo kojem trenutku. Ne treba nešto spominjati više puta niti navoditi više referenci na isti proizvod ili koncept.
Kao što je već rečeno, pomoću formatiranje za naglasak i hiperveze na referentne dokumente možete uvelike pojednostaviti svoj tekst za učinkovitiju e-poštu.
Sažetak
Pisanje izvrsnih poslovnih e-maila ne bi trebalo biti stresno ili dugotrajno, iako je potrebna praksa. Ovih šest jednostavnih savjeta pomoći će vam da stvorite e-poštu koja je jasnija i lakša za čitanje i razumijevanje te profesionalnijeg izgleda i osjećaja.
Izrada profesionalne e-pošte s povjerenjem i pravodobno je vještina koja se može naučiti i poboljšati kao i svaka druga. Na mreži je dostupno mnogo resursa, uključujući besplatne predloške e-pošte koje možete koristiti kao inspiraciju i koji mogu olakšati zadatak.
- Izdvojili smo najbolje pružatelje sigurne e-pošte.