Najbolji softver za upravljanje dokumentima (DMS) čini upravljanje datotekama, kako on-line tako i izvan mreže, jednostavnim i učinkovitim.
Najbolji softver za upravljanje dokumentimaKliknite donje poveznice da biste otišli na web mjesto davatelja usluga:
1. Predložak
2. M-dosjei
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Upravljanje dokumentima postaje sve važnije jer koncept ureda bez papira postaje svakodnevna stvarnost, posebno s rastom usluga pohrane u oblaku.
To znači da se dokumenti, umjesto da papir moraju držati u nezgrapnim ormarićima, sada mogu sigurno pohraniti na mreži. Međutim, ne radi se samo o arhiviranju podataka, već i o olakšavanju cijelog postupka upravljanja dokumentima, pokrivanju svega, od predloške s markom, poboljšanja tijeka rada, rada s alatima za suradnju, kao i mogućnosti razvrstavanja ponekad tehničkih podataka. I to je povrh općih zadataka uređivanja i upravljanja dokumentima.
Dobar softver za upravljanje dokumentima (DMS) također mora biti u mogućnosti raditi s različitim vrstama digitalnih datoteka, ne samo iz uredskog softvera, već i sa aplikacijama za bilježenje, tehničkim planovima, slikama i dizajnom i sa svime što biste mogli zamisliti da se prethodno ispisuje papir, uključujući i iz naslijeđenih formata datoteka. Ovih dana također će se brinuti o dizajniranju softvera za dokumente.
Međutim, mnogi dobavljači i dobavljači i dalje će se baviti papirom, pa svaki DMS mora imati rješenje za skeniranje dokumenata, često radeći samostalno ili kao dio softverskog paketa za skeniranje OCR-om, tako da svi takvi fakturi u papirnatom obliku, računi ili drugi dokumenti se mogu skenirati tako da se digitalna kopija može arhivirati dok se papirna verzija reciklira.
Ured bez papira već dugo dolazi, ali napokon je tu za one koji ga žele prihvatiti. Evo tada najboljih softverskih rješenja za upravljanje dokumentima.
- Izdvojili smo najbolje alternative za Microsoft Office.
1. Predložak
Sveobuhvatno rješenje za upravljanje dokumentima
Jednostavno sučeljeOpsežne značajkeMobilne aplikacijeAutomatske provjere usklađenostiTemplafy je jedan od najboljih alata za upravljanje dokumentima. Sustav ima za cilj integrirati ključne uredske pakete i rješenja koja svakodnevno koriste tvrtke.
Ako nešto može frustrirati, to je stvaranje dokumenata robne marke pomoću drugog softvera. To može postati dugotrajno i fragmentirano, ali Templafy može pomoći. Pomoću nje možete stvoriti niz datoteka u sustavu i upravljati njima iz jednog feeda.
Softver je kompatibilan s nizom uređaja i koristi oblak kako bi vam omogućio pristup svim dokumentima s računala, tableta i pametnih telefona. Postoje i automatske provjere usklađenosti, a zaposlenicima možete i lako dati povratne informacije.
Kontakt je potreban za ponudu cijena, i nije iznenađujuće što točan trošak ovisi o broju odabranih korisnika, značajki i dodataka.
2. M-dosjei
Softver za dokumente koji otkriva dupliciranje
Praktične integracijeMobilne aplikacijeUpozorenja o dokumentimaŠto se tiče upravljanja dokumentima, M-Files ima za cilj poboljšati interne tijekove rada i osigurati da važne informacije budu uvijek sigurne. Među kupcima su mnoge velike korporacije poput Comcast-a i Yokohame.
Postoji jedan trezor za mnoštvo datoteka i lako ih možete pronaći prema klijentu, projektu, datumu, statusu ili drugim kriterijima. Cilj softvera je izbjeći dupliciranje - sasvim je uobičajeno da se na kraju dobiju dvije kopije istog izvješća, ili možda više.
M-Files će vas upozoriti ako je dokument dva puta spremljen analizom imena i podataka o projektu. Dobivate i izvrsne integracije, uključujući Microsoft Office i Salesforce CRM.
Dostupno je besplatno probno razdoblje, ali cijene nisu propisane na web mjestu, tako da morate kontaktirati radi traženja ponude.
3. DocuWare
Organizacija dokumenata prelazi u oblak
Obuhvaća čitav niz zadataka u dokumentuPohrana u oblakuMobilna podrškaSkrivene cijeneDocuware koristi pristup upravljanju dokumentima zasnovan na oblaku. Integrira pohranu u oblaku i automatizaciju ureda kako bi stvorio digitalno radno mjesto. Ovaj pristup bez papira čitavom spektru uredskih zadataka još je jedan primjer digitalne transformacije koja danas pokreće mnoge procese.
Docuware nudi usluge za stvaranje 'tijeka rada u oblaku' kada je riječ o dokumentima. Omogućuje kupnju usluga u malom opsegu po potrebi, a zatim se stvaranjem scenarija slučaja upotrebe i osiguravanjem pouzdanosti usluga može povećati za veću primjenu.
Također se nude mobilne aplikacije koje se mogu integrirati u ovaj tijek rada, olakšavajući skeniranje računa u pokretu, odobravanje računa za brzo plaćanje i potpisivanje obrazaca izravno na uređaju.
Iako Docuware nudi demo i besplatno probno razdoblje, cijene, naravno, ovise o odabranim uslugama, što zahtijeva od budućeg kupca da stupi u kontakt za prilagođenu ponudu.
Besplatna probaAžuriranje: Docuware sada nudi besplatno probno razdoblje u partnerstvu s. Kliknite ovdje za polaganje prava. Pogledajte ponudu
4. MasterControl
DMS se usredotočio na usklađenost
Mobilno optimiziranoPodržani od regulatoraGlobalni standardiUnutar velikih organizacija često postoje postupci i propisi koji osiguravaju usklađenost dokumenata i poštivanje smjernica tvrtke. Ali kada imate gomilu datoteka, teško je slijediti takva pravila.
MasterControl dokument za kontrolu dokumenata, koji koriste neka od najvećih svjetskih regulatornih tijela, softver je za upravljanje dokumentima koji se bavi složenim propisima i standardima širom svijeta. Cilj mu je smanjiti troškove usklađenosti i povećati unutarnju učinkovitost.
Sustav u potpunosti automatizira usmjeravanje, isporuku, eskalaciju i odobravanje vitalnih dokumenata. Također sadrži centraliziranu, sigurnu arhivu u kojoj možete pohranjivati i pretraživati poslovne datoteke.
Nema naznaka besplatnog probnog razdoblja, a cijene zahtijevaju kontaktiranje tvrtke radi traženja ponude.
5. XaitPorter
Cloud suradnja u najboljem slučaju
Potpuno optimiziran za oblakePametne značajke suradnjeIntegracija SalesforceaAko tražite rješenje u oblaku za izradu dokumenata, svakako biste trebali provjeriti XaitPorter.
Sjajna stvar ovog sustava je što je izuzetno fleksibilan. Možete istovremeno surađivati i raditi na dokumentima s kolegama i lako možete međusobno dijeliti povratne informacije. Također upravlja svim aspektima tijeka posla, tako da ne morate brinuti o formatiranju, numeriranju i izgledu.
XaitPorter ima i nekoliko korisnih trikova na prednjoj strani integracija. Softver može raditi s Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText i Dropbox. A trenutno ga koristi više od 45.000 tvrtki širom svijeta.
Iako je dostupan demo, nema besplatnog probnog razdoblja, a cijene zahtijevaju kontaktiranje radi cijene.
Ostale DMS platforme koje treba razmotriti
Iako postoji niz namjenskih uredskih i dokumentnih platformi koje bismo mogli spomenuti, nenazad i Office 365, LibreOffice i Adobe Document Cloud, one su više usredotočene na stvaranje dokumenata i upravljanje njima, a ne na upravljanje i pohranu dokumenata iz više izvora i formata. Stoga ćemo nastaviti ovaj popis predstavljajući neka druga DMS rješenja koja vrijedi razmotriti:
Samepage se malo razlikuje od standardnog upravljanja dokumentima jer se više radi o stvaranju jedne žarišne točke za sve komunikacije, projekte i alate za dijeljenje dokumenata. Cilj je pojednostaviti sve u jednoj aplikaciji, za razliku od višestrukih softverskih aplikacija za različite zadatke. Sučelje je jednostavno i jednostavno za upotrebu, a suradnja je ugrađena u njegovo srce. U tom smislu, Samepage čini potencijalno fleksibilnim rješenjem za pokrivanje višestrukih potreba.
Dokmee se oglašava kao rješenje za upravljanje sadržajem u poduzeću za organiziranje, zaštitu i upravljanje datotekama. Podržava brojne formate dokumenata, a također pruža i obradu dokumenata i prikupljanje podataka kao dio svoje usluge. Sve se može pametno indeksirati pomoću AI-a, s datotekama koje se automatski utiskuju za indeksiranje, kao i usmjeravanjem temeljenim na pravilima za olakšavanje pohrane i arhiviranja, što se sve čini sigurnim hostingom u oblaku. Kao što se očekivalo, podržana je suradnja, s dopuštenjima i mogućnostima revizije za lakše upravljanje datotekama.
eFileCabinet je softversko rješenje za upravljanje dokumentima koje koristi pametnu automatizaciju za organiziranje, imenovanje i pohranu datoteka prema njihovom sadržaju. Predlošci su dostupni za prilagodbu stabla mapa dokumenata u cijelom vašem sustavu. Dopuštenja, istek datoteke / mape i obavijesti također se mogu postaviti za dijeljenje datoteka i za slanje zahtjeva za datotekama, a sve se to radi pomoću sigurnog URL-a. Opća pravila o pristupačnosti također se mogu postaviti u skladu s politikom tvrtke.
Abbyy su možda najpoznatiji po čitaču datoteka i uslugama skeniranja, ali pružaju i uslugu digitalnog arhiviranja dokumenata koja omogućuje sigurno čuvanje i korištenje dokumenata. Pristup se može pratiti i evidentirati, a postojeći dokumenti mogu se ponovno koristiti i uređivati prema potrebi za ponovno izdavanje. Meta ključne riječi mogu se primijeniti za lako pretraživanje povrh uobičajenih funkcija pretraživanja i prema potrebi lako distribuiraju putem weba ili e-pošte. Jedno od potencijalnih ograničenja je da su usluge Abbyy prvenstveno izgrađene za pohranu dokumenata u PDF formatu.
- Izdvojili smo i najbolju pohranu dokumenata u oblaku.
