Život u virtualnom svijetu trenutno ne treba biti toliko ograničen. Iako je istina da se mnogi od nas samoizoliraju i prisluškuju na poslu pomoću poslovnog prijenosnog računala i Zoom chata, postoje načini za održavanje virtualnog događaja za poslovno okupljanje, video konferenciju, demonstraciju proizvoda ili čak punopravnost početna zabava. Kao poslovni čelnici, ne moramo se pitati hoće li ljudi preskočiti događaj ili čak izbjeći prisustvovati jer postoje bolje mogućnosti.
Srećom, mnogi se principi i koncepti stvarnih osobnih događaja i dalje primjenjuju na održavanje virtualnog događaja - sve do grickalica, kave i vremena za upoznavanje. Dobra je ideja oponašati stvarni događaj što je više moguće kako biste ljudima pomogli da se osjećaju ugodno i sudjeluju, a također da se pridržavaju događaja i ne iznenada odustanu.
Iako postoji nekoliko tehničkih prepreka, ipak je moguće surađivati s masama na način koji je učinkovit i produktivan i dovodi do iste razine uspjeha. Najvažniji dio ovoga je namjernost - shvaćanje da su ljudi zabrinuti i pod stresom zbog svjetske pandemije i da se mnoge stvari natječu za njihovu pažnju. Kada se pojednostavi pristup događaju, dosljedna komunikacija i dodatne pogodnosti, otkrit ćete da su ljudi jednako zainteresirani i zarobljeni.
1. Komunicirajte o tome što možete očekivati
Jedan od najvažnijih koraka za bilo koji događaj je prijenos iz stvarnog svijeta. Što više možete komunicirati o tome što možete očekivati - koristeći dnevni red, web mjesto s više detalja, e-poštu s ažuriranjima o rasporedu i fotografije onih koji govore - to bolje. To uklapa u osnovnu ljudsku potrebu da bude „upoznat“ sa bilo kojim događajem.
Također pomaže sudionicima da znaju hoće li događaj biti visoko strukturiran i isplativ, čak i ako je za njih „potreban“. (Izbjegavajte pogrešku misleći da će traženi događaj automatski garantirati uspjeh.) Virtualni događaj već ometa činjenica da sudionik može imati pametni telefon koji sjedi pokraj njih ili čak kućnu televiziju i konzolu za video igre. Ako znaju da će biti detaljnih rasprava i donošenja odluka, telefon će ostaviti po strani.
2. Koristite značajke Facebook događaja
Nešto je gotovo čarobno u korištenju značajki Facebook događaja. Za početak, u virtualnom okruženju u kojem su svi na prijenosnom računalu i koriste Zoom za prisustvovanje, značajke događaja na društvenim mrežama su čisto zlato. Čine sve službeno. Međutim, značajke događaja također čine mnogo više od toga.
Budući da smo danas svi rastrojeni, s više opcija u pogledu načina povezivanja, značajke događaja slati će obavijesti kao podsjetnike i pratiti tko zapravo prisustvuje, a tko preskače. Ovi vam podaci mogu pomoći za svaki sastanak. Nakon što održite jedan događaj, možete pratiti uspjeh i kontaktirati one koji su izravno preskočili. I, ne podcjenjujte vrijednost vršnjačkog pritiska. Značajke događaja pokazuju potencijalne sudionike koji su se još složili da budu dio događaja.
3. Plan improvizirane rasprave
Sljedeća pouka naučena iz stvarnih događaja jest omogućavanje improviziranih rasprava. Postoji iskušenje da se odmah bacite na posao, da skočite odmah na dnevni red. Izbjegavajte taj scenarij. Opet govorimo o rastrojenim ljudima koji prisustvuju na prijenosnom računalu. Većini nas je potrebno vremensko razdoblje kako bismo se prilagodili neobičnosti prisustvovanja virtualnom događaju, a volimo upoznati one koji prisustvuju na nestrukturiran način.
Omogućite barem 10 minuta ili više ljudima da ih sustignu, čavrljaju o vremenu, pa čak i zaobiđu osobne probleme. Nitko ne voli prisustvovati sastanku na kojem postoji hladan, sterilni dnevni red i jedna glavna glava koja govori. Čak su i u stvarnom svijetu to događaji iz kojih ljudi preskaču čim započnu.
4. Napravite trostruko veću promociju
Da biste virtualni događaj bili uspješni, važno je podsjetiti prisutne više puta. Pretpostavimo da su ljudi izuzetno rastreseni, pa ćete događaj morati promovirati tri puta više ili više. To može uključivati slanje e-pošte, tekstualnih poruka, chat poruka na društvenim mrežama i drugih poziva izvan uobičajenog. Razumijevanje načina na koji ljudi koriste digitalnu komunikaciju - odnosno brzo se pomiču kroz stvari - znači da ćete morati pretjerano komunicirati s njima i pokušati privući njihov interes i pažnju.
Ovdje je jedan savjet za praćenje uspjeha svih pozivnica za svaki događaj. Ako šaljete e-poštu, obavezno koristite alat koji može pratiti jesu li potencijalni sudionici otvorili i pročitali poruku. Ako objavljujete na društvenim mrežama, pratite lajkove i dijeljenja. To će vam pomoći da budete namjerni u vezi s tim koliko često komunicirate o događaju i onome što je u prošlosti ili nije funkcioniralo.
5. Potaknite vrijeme za međuobrok i kavu
Pogodi što? Jedan od razloga zbog kojih sudjelujemo na stvarnim sastancima uživo su besplatni zalogaji. To je ljudska priroda. U virtualnom okruženju to može biti izazovno, ali ne i nemoguće. Ako odlučite održati sastanak tvrtke za nekoliko tjedana i želite da svi prisustvuju, pokušajte ponuditi slične poticaje. Na web mjestu za upravljanje događajima EventBrite, na primjer, možete stvoriti stranicu za registraciju za svoje zaposlenike. Ako ga ispune i kliknu prave opcije tijekom prijave, ponudite promotivni kôd za besplatnu dostavu UberEatsa ili besplatni bagel u lokalnom restoranu - dostavljen za sastanak.
Recimo da planirate lansiranje novog proizvoda - pošaljite svakom sudioniku besplatan kod za kavu u Starbucksu koji mogu koristiti za sastanak. Ovaj se koncept može činiti old-school, a zaposlenici ili polaznici mogu se samo služiti kodom i ne prisustvovati sastanku, ali barem je to pokušaj oponašanja stvarnog poticaja koji zapravo djeluje.
- Za profesionalne konferencije pogledajte najbolje konferencijske telefone.
