Mnoge tvrtke doživljavaju najdramatičniji pomak u našem radu u posljednjih nekoliko desetljeća - ako ne u novijoj ljudskoj povijesti. Ni od pandemije 1919. godine svijet nije doživio kolosalni i iznenadni pomak u tome kako i gdje zaposlenici rade i kako se međusobno povezuju.
Postoje nagovještaji dobrih vijesti. Jednog dana vratit ćemo se u normalu i postoje neki znakovi kako pandemija u nekim područjima jenjava. Međutim, postoje i znakovi da se pandemija jača na mjestima poput Francuske i Japana. Jedno je sigurno - zaposlenici će u dogledno vrijeme raditi kod kuće i pametno je razviti dugoročne planove. Ovi vam savjeti mogu pomoći da sada razvijete strategiju, umjesto da se nadate da će se problem povući.
1. Razviti robusnu strategiju video komunikacije
Prioritet je, prije svega, zaključavanje u alat za video konferencije koji svi koriste. Ovo je prvi korak jer svaka tvrtka mora smisliti kako komunicirati na način koji replicira osobni kontakt. Za to postoje razlozi mentalnog zdravlja zaposlenika, razlozi za kontinuitet poslovanja - i financijski razlozi u pogledu tvrtke. Bez standardnog načina povezivanja putem videozapisa - bilo da je to jedan na jedan, u manjim skupinama ili kao cijela tvrtka - odmah će doći do problema. Zanimljivo je da mnoge tvrtke to još nisu učinile i oslanjaju se na više aplikacija za video chat kao što su Skype, Zoom, pa čak i Apple FaceTime.
Problem je što često ne postoji strategija kako to funkcionira - tko ima plaćene račune u organizaciji, postoje li sigurnosni standardi ili ako aplikacija za video chat radi na podržanim uređajima. Često se ne dokumentira, a komunikacije je malo, ponajviše zato što je ovaj masovni prelazak na rad na daljinu iznenadio toliko nas. Čak i ako postoje neke standardne aplikacije i dobra komunikacija, to nije dovoljno robusno za rješavanje problema poput sastanka svih tvrtki ili načina priopćavanja hitnih informacija.
2. Sklopite hermetički zatvoren ugovor o radu kod kuće
Pravni stručnjaci rekli su.com da ugovor o radu na daljinu više nije neobavezan. Problem je u tome što mnoge tvrtke prije pandemije nisu imale jednog za sve radnike ili nisu u potpunosti riješile problem. Većina je tu i tamo eksperimentirala s radnim aranžmanima na daljinu, ali ne u ovoj mjeri. Važno je razviti ugovor kao dio vašeg dugoročnog planiranja, počevši od odjeljka o zdravlju i sigurnosti zaposlenika. To ih štiti i pojašnjava položaj tvrtke, ali također štiti i poslodavca u smislu koliko je tvrtka odgovorna za dobrobit zaposlenika. (Prema pravnim stručnjacima, poduzeće još uvijek mora osigurati zaposleniku sigurno i zdravo radno okruženje, čak i od kuće.)
Ugovor bi se trebao proširiti na mnoga druga područja. Trebao bi odgovoriti na pitanja poput: tko je odgovoran za bilo koju poslovnu širokopojasnu uslugu i po kojoj cijeni? Ako je poslovno prijenosno računalo zaposlenika oštećeno, tko bi trebao platiti popravak i koliko brzo? Koliko sati bi zaposlenik trebao raditi i koliko je fleksibilan njihov raspored tijekom dana? Što više ugovor može razjasniti što znači rad od kuće, to bolje. Također je važno ne požuriti s tim sporazumom - za dugoročni scenarij rada od kuće, gdje su svi udaljeni, ugovor bi trebao biti dovoljno robustan da oluju prebrodi tijekom mnogih mjeseci ili čak godine rada na daljinu.
3. Smanjite broj aplikacija i alata koje upotrebljavate za pojednostavljivanje rada na daljinu
Jedna od iznenadnih spoznaja mnogih tvrtki jest da su se pouzdale u previše poslovnih aplikacija i usluga. Postoje tvrtke koje su omogućile više usluga pohrane u oblaku poput Dropboxa i Microsoft Onedrive za različite timove, uz pohranu u oblaku koju nude pomoću vlastitog podatkovnog centra ili Amazona. To je već bila zbunjujuća situacija prije pandemije. Izgovor tvrtke bio je da je pomogao radnoj snazi da postane mobilna i ostane povezana.
Ne više. Mnoštvo aplikacija koje zaposlenici koriste (sankcionirala ih tvrtka ili ne) stvorilo je još veću zbrku i kaos, posebno za vašu službu za pomoć i IT upravljanje. Ne samo da je teško podržati toliko aplikacija, već su i zaposlenici zbunjeni i manje produktivni. Tijekom jednog dana mogli bi se prebaciti između Microsoftovih timova i Slacka, spustiti se na Skype poziv, a zatim koristiti Zoom na iPhoneu za drugi sastanak. Stvara užurbano radno okruženje. Vjekovni koncept "standardne radne površine" odjednom je postao daleko važniji čak i za manje tvrtke sa stavom "sve ide". Daleko je bolje zaključati se u predvidljiviji paket aplikacija i usluga.
4. Mentalno zdravlje
Postoji još jedna posljednja točka o dugoročnom utjecaju vođenja tvrtke s udaljenom radnom snagom. Kritično je da razmišljate o mentalnom zdravlju. Tjedan ili dva raditi od kuće tjedan ili dva nije previše dramatično, ali kad zaposlenici mjesecima rade na daljinu, to može stvoriti napetosti i stres koji prije nisu postojali. Čak bi i oni koji godinama ili desetljećima rade od kuće mogli biti iznenađeni utjecajem mentalnog zdravlja kod kuće kad vam se ne dopušta sastanak s ljudima u kafiću ili odlazak u kupovinu u trgovački centar.
Bilo koja dugoročna strategija trebala bi se baviti ovim pitanjem. Možda postoje načini da se radnom danu unese malo razdraganosti, da se doda dodatno vrijeme za sastanke Zoom-a za "puhanje povjetarca" ili zajedničko ispijanje kave. Možda biste mogli razmotriti slanje dodatnih paketa njege zaposlenicima ili održavanje više Facebook Live sesija umjesto samo sastanka putem Skypea ili Zooma.
To ne bi trebao biti mali dodatak vašoj poslovnoj strategiji već ispred i u središtu - kako zadržati zaposlenike angažiranim i koncentriranim, kako im dati odgovarajuće pauze i margine, kako razviti osobne odnose i brinuti se za njih bez stalnih radnih očekivanja. Zaposlenici koji se zabavljaju zajedno - čak i na daljinu - bolje surađuju.
- Izdvojili smo najbolji softver za produktivnost
- VPN-ovi za daljinski pristup - što su oni, a koji su najbolji
